ハイクロノート -雑記ブログ 30代夫婦の平屋の家づくりや生活のこと-

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プレゼン内容が伝わる話し方と資料の作り方(自己流)

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こんにちは、ハイクロです。

 

僕は仕事でプレゼンをする機会が多いのですが、今回はプレゼンの内容がどうやったら伝わりやすくなるのか、僕のやり方を紹介したいと思います。

あくまで僕自身の経験に基づく自己流のやり方です。参考程度にどうぞ。

 

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プレゼンの形態による違い

プレゼンと一口に言ってもさまざまな形態があります。それに合わせて話し方も多少変える必要があります。

 

① 相手がプレゼン資料を手元に持っていない場合(初見の場合)

プレゼンコンテストなどの場合は、話す相手(聴衆)がプレゼン資料を手元に持っていないことが多いです。この場合、相手は自分のほうやスクリーンのほうを見てくると思います。

この形態のときに大事なことは以下のようなことです。

  • 画面(スクリーン)を指し棒やレーザーポインター、カーソルポインターなどを使い、「いまどこを説明しているのか」を分かりやすく示す
  • ジェスチャーを交えて話す
  • パワーポイントの資料は文字を大きめにしておく

大きいスクリーンを使ってプレゼンをする場合は、自分が動いて手の動きなどを使って指し示すのもインパクトがあっていいかもしれませんね。

また、パワーポイントの資料にアニメーションを加え見た目のインパクトを与えるのも効果があります。ただし、アニメーションそのものにこだわりすぎないように注意しましょうね!

手元に資料がないということは画面を見るしかありませんが、文字が小さすぎて見えなかったら資料の意味がありません。文字の大きさには十分注意しましょう。

 

② 相手がプレゼン資料を持っている場合(事前に目を通している場合)

企業や自治体のコンペなどのプレゼンの場合はこのパターンが多いです。前もってプレゼン資料のデータを提出しておき、コンペ当日にそれに沿ってプレゼンを進行するという形態です。

この場合は相手の目線は手元の資料に行きがちです。

  • 相手がちゃんと事前に目を通しておいてくれているか確認する
  • (少なくとも)資料に載っていない補足事項を話すときは自分のほうを向いてもらうように注意を促す
  • 相手が違うページを読んでいることがあるので、ページが変わるたびに「つぎは◯ページです」と言うなどして自分の説明している箇所に誘導する

相手が資料を手元に持っている場合は注目してくれていないことが多いので、必要に応じて自分のほうへ注意を向けるようにしましょう。

 

③ 相手がプレゼン資料を持っている場合(直前に配布した場合)

もっともやっかいなのがこのパターン。直前に資料を配った場合は、プレゼンが始まってもずっと手元の資料を勝手に読み進めていく人が多いです。

基本的には事前に目を通している場合と同じく、注意を引きつけながら話す必要があります。

 

また、相手が資料を持っているとき(②・③)「の特徴やメリットは以下のとおりです。

  • 小さい字を使っても大丈夫
  • アニメーションは使わない(配布する資料では表現できない)

アニメーションについては、配布資料では表現できません。画面上でフェードインするような移動しないアニメーションはいいですが、画面の外から(へ)移動したり、文字の上にかぶってきたりするアニメーションは使ってはいけません。


マイクの有無による違い

マイクありの場合

声が小さい人はマイクがあったほうがいいかもしれませんが、マイクに頼りすぎてはいけません。

  • 吐息が入らないよう口元から少し離す
  • マイクに頼らずしっかりとした声を出す

僕の場合は、あごあたりまでマイクを下げたうえで、それなりに大きめのしっかりとした声で喋るようにしています。

 

マイクなしの場合

マイクがない場合は会場の大きさに合わせた音量でゆっくりはっきりとした声で喋ります。

広い会場で声が小さいとそもそも聞こえませんし、狭い会場で必要以上に大きな声を出すと逆に聞き取りづらくなります。


共通する話し方の基本

あとは、上記がどのようなパターンになっても共通する大事なことをいくつかご紹介します。

スピードをかなり抑える

まずは話すスピード。いつものあなたが喋るスピードより意識して「けっこう遅め」にしましょう。緊張したり、残り時間のことを考えるとどうしてもだんだん速くなってしまいがちですが、スピードを落としてもじゅうぶん時間内に収まるような構成であらかじめ練習しておきます。

スピードを抑えることで、滑舌がよくなる、あるいは多少悪くても聞き取りやすくなりますし、自分のなかで落ち着いているという自覚も出てきて緊張もほぐれます

事前に資料を配っている場合は、書いていることをすべて話す必要はないので、残り時間を見ながら適宜内容を飛ばしてもいいと思いますよ。もちろん、その場合でも「これは必ずアピールしておかないといけない」という優先順位をつけておく必要があります。

 

余計な「えー」「あー」「まあ」などを使ない

いわゆる「えーあー症候群」と呼ばれるものです。話し始めに毎回「えー」「あー」「まあ」「あのー」など、意味のない言葉が入ってくると本当に大事な内容が相手の頭の中に入っていきません。

また、「この人は自信がないのでは?」と思われることもあるかもしれません。ムダな言葉は削減しましょう。

 

自分が話す内容はキーワードと流れのみを押さえておく

プレゼンが苦手な人にありがちなのが「原稿を作って一言一句間違えないように暗記する」というもの。

このやり方は人によっては「絶対間違えてはいけないんだ」という緊張を招いたり、時間配分を間違えると話すスピードが速くなったり構成が総崩れすることも。また、覚えた内容を読み上げていくことで棒読みになる危険性もあります。

プレゼンの内容は話す流れとキーワード(要点)だけ覚えておいて、あとはその場の雰囲気や時間を見ながら流動的にプレゼンを進めるのがいいでしょう。

 

抑揚を意識して単調にならないようにする

先ほどのと少しかぶりますが、相手にどこが大事なのか、何をアピールしたいのかを強調して話します。ブログを書くときに見出しをつけたり、強調したいところを太字にしたりするのとよく似ています。

とくに要点を話すときに強調したいのが「数字」です。金額や人数、期間などもそうですし、また要点やメリットの数(例:「このシステムを導入することで3つのメリットがあります」など)を表すときも強調するのがおすすめです。

 

専門用語やカタカナ語は極力使わない

専門的なことを話すので専門用語が多少出てきても仕方ないですが、そういった場合はすぐに補足説明をしたり、相手が知っている言葉で置き換えができないか考えます。

それから、意識高い系のビジネスマンが使いそうなカタカナ語を使うのもやめましょう。日本語でおk。

 


使用を控える表現と言い換えかた

さいごに、よく使ってしまいがちな表現をもっとシンプルに言い換えます。目的は要点が埋もれないようにするのと時間の短縮です。

 

「~させていただきます」→「~いたします」

させていただきます病」の人いませんか?本来は相手に許可をもらったことをするときに使う表現です。

また、文末がムダに長くなってしまうため、「~させていただきます」の文章を連発すると提案内容が相手の頭に入っていかないこともあります。何より語数が増えるので時間のムダです。「~いたします」とシンプルに表現します。

 

「それでは今からご提案内容の説明をさせていただきます

「それでは今からご提案内容の説明をいたします

 

「~したいと思います」→「~いたします」

これも同じです。「~です」でこと足ります。

 

「それでは発表に移りたいと思います

「それでは発表に移ります

 

「~になります」→「~です」

「こちらが◯◯◯になります」という、よくファミレスなどで聞く表現ですね。これもシンプルに「です」と言い切りましょう。「ございます」でもいいんですが、連発・多用するとやはり気になります。

 

「本日のアジェンダになります

「本日お話し(ご提案)する内容です

 

 

というように表現をコンパクトにすることに努めましょう。

 

まとめ

  • プレゼンの形態によって話し方を変える
  • マイクの有無で声の出し方を変える
  • ゆっくり・はっきりと話して聞き取りやすくなるし緊張も和らぐ
  • 「えー」「あー」禁止
  • 原稿は暗記しない!キーワードと流れだけを完璧にさえる
  • 専門用語は極力控えて、カタカナ語は使わない
  • ムダな言葉・表現は使わない

 

プレゼンに正解はなく、暗記するチャレンジではありません。多少単語を間違えたり、話に詰まったりしてもそれだけで減点されることはありません。最終的に自分の言いたいことがちゃんと伝わったかどうかが重要です。